Under våren 2025 fick jag ett intressant uppdrag åt en kommun, genom mitt underkonsultavtal med 4C Strategies. Uppdraget var att analysera behovet av att införa en Tjänsteperson i beredskap (TiB).
Kommuner känner ibland press att införa TiB eftersom ”många andra gör det”. Men det är viktigt att klargöra att det inte finns ett lagkrav på att införa just en TiB. Kommuner är dock skyldig att kunna hantera allvarliga händelser och kriser – ett lagkrav som inte tar hänsyn till röda dagar, nätter eller kontorstid. Exakt hur detta organiseras är upp till varje kommun att lösa, men många väljer att göra det med en TiB.
Tre möjliga alternativ
I min analys åt kommunen undersökte jag tre huvudsakliga alternativ. Varje alternativ har tydliga för- och nackdelar. Vilket som är bäst beror på lokala förutsättningar, behov, resurser och ambitionsnivå.
1. Ingen formell TiB-funktion, men en tydlig kontaktväg
Det första alternativet innebär att kommunen inte inför en formell funktion för tjänsteperson i beredskap (TiB). Istället formaliseras en tydlig kontaktväg för larm och akuta ärenden utanför kontorstid till en enklare svarsfunktion.
Rent praktiskt kan detta lösas genom att exempelvis räddningstjänsten eller någon annan befintlig jourfunktion får rollen som initial kontaktyta. Vid en allvarlig händelse kontaktar externa aktörer en larmfunktion, som i sin tur ansvarar för att rätt person inom kommunen blir larmad.
Den här lösningen innebär att kommunen tillämpar ansvarsprincipen även under kriser, vilket innebär att respektive chef ansvarar för hanteringen beroende på händelsens art. Detta sker redan informellt i många kommuner idag och chefer förväntas ofta bidra till krishantering även efter kontorstid.
Fördelar och nackdelar
Fördelarna med detta alternativ är framförallt att det är enkelt och kostnadseffektivt att införa. Kommunen undviker extra kostnader och administrativt arbete som annars skulle tillkomma vid införandet av en TiB-funktion. Om behovet skulle uppstå längre fram är det dessutom relativt enkelt att bygga vidare på denna lösning. Dessutom innebär det att varje verksamhet direkt hanterar kriser inom sitt eget ansvarsområde. Det kan vara effektivt eftersom rätt kompetens tidigt kopplas in.
Samtidigt finns det tydliga nackdelar. Utan en särskilt utsedd TiB finns det ingen garanti för att kommunens initiala krishantering samordnas på ett enhetligt sätt utanför kontorstid. En av TiB:ens stora uppgift är att ta inledande beslut och påbörja krishanteringen – detta skulle alltså inte ske med detta alternativ.
Det finns också en risk att larm inte når fram, eller att rätt person inte nås i tid, eftersom allt bygger på att nyckelpersoner är tillgängliga även på sin fritid. Det kan leda till osäkerhet, fördröjningar eller parallella initiativ innan krisorganisationen aktiveras. I praktiken innebär alternativet också att höga chefer eller andra nyckelpersoner för en informell förväntan att vara nåbara nästan jämt, vilket kan skapa ett tryck att alltid svara i telefon, även när man egentligen är ledig.
Det är också värt att notera att kommunen, genom att inte ha en TiB-funktion, riskerar att avvika från praxis i andra kommuner. Skulle en allvarlig händelse inträffa och kommunen inte har tillräckligt tydliga rutiner för larm och samordning kan det leda till kritik från både allmänhet och myndigheter.
2. En egen TiB-funktion
Det andra alternativet innebär att kommunen inrättar en egen funktion för tjänsteperson i beredskap (TiB). Kommunen utser då en grupp om cirka 6–8 anställda som på ett roterande schema tjänstgör som TiB, exempelvis en halv vecka i taget för att säkerställa att regler om vila efterlevs. TiB har som uppgift att dygnet runt ta emot larm om allvarliga händelser, göra initiala bedömningar och vid behov initiera åtgärder, såsom att informera berörda chefer eller kalla in krisledningen.
För att en sådan TiB-funktion ska fungera krävs att utvalda medarbetare får relevant utbildning och utrustning, att tydliga rutiner och mandat fastställs, samt att ett schema upprättas som täcker hela året. Personerna som ingår i gruppen behöver ha god kännedom om kommunens krisplaner, kontaktvägar och tekniska system, samt vara trygga med att fatta beslut vid oväntade situationer på obekväm arbetstid. Regelbunden utbildning och övning, både initialt och löpande, är nödvändigt för att upprätthålla funktionen och kompetensen.
Införandet innebär startkostnader för utbildning och utrustning, samt löpande kostnader för beredskapsersättning, vidareutbildning, övningar och administration kring schemaläggning och uppföljning. En uppskattning av utbildningskostnader visar att initial grundutbildning för en grupp på 6–8 personer kan kosta mellan 160 000 och 240 000 kronor det första året, medan fortlöpande utbildning därefter kostar omkring 10 000 kronor per person och år. Beredskapsersättning och övrig administration tillkommer och kan vara betydande.
Fördelar och nackdelar
Fördelarna med en egen TiB-funktion är att kommunen alltid har en utsedd person som kan nås vid kris, vilket kraftigt minskar risken att viktiga larm missas eller fördröjs utanför kontorstid. Det leder till kortare startsträcka vid insatser och möjlighet till snabbare information till invånare eller aktivering av krisledningen. TiB fungerar som samordnare av kommunens första insatser och förbättrar dessutom informationsflödet, både internt och externt, samtidigt som det minskar behovet av att alla chefer ständigt måste vara tillgängliga.
En ytterligare fördel är att gruppen genom utbildning, övning och hantering av mindre incidenter bygger upp en gemensam erfarenhetsbank över tid. Detta stärker den övergripande krisberedskapen och ger möjlighet att ständigt förbättra kommunens rutiner och planer utifrån verkliga erfarenheter.
Nackdelarna består framför allt av kostnader och resursbehov. Att upprätthålla en TiB-organisation innebär ett ekonomiskt åtagande, och det kan vara utmanande att hitta tillräckligt många personer som är villiga och lämpliga att delta i beredskapsschemat. I en mindre organisation kan det dessutom vara svårt att upprätthålla tillräcklig rutin, eftersom skarpa händelser är sällsynta och funktionen riskerar att tappa erfarenhet om den inte används regelbundet. Det krävs även ett kontinuerligt arbete för att säkerställa kompetens, kvalitet och engagemang i gruppen.
Gemensam TiB med en annan kommun
Det tredje alternativet innebär att kommunen etablerar funktionen tjänsteperson i beredskap i samverkan med en eller flera andra kommuner. Samarbetet kan organiseras genom ett formellt avtal där kommunerna antingen delar på beredskapsveckorna eller där en kommun köper tjänsten av en annan. Sådana samarbeten förekommer redan på flera håll och innebär att flera kommuner tillsammans bär upp en dygnet-runt-bemanning, utan att varje enskild kommun behöver upprätthålla hela funktionen själv.
Fördelar och nackdelar
Den tydligaste fördelen med en gemensam TiB-lösning är att kostnader och personalansvar delas mellan kommunerna. Det minskar den ekonomiska bördan för varje enskild kommun och innebär att fler personer kan dela på beredskapsveckorna, vilket minskar slitage och underlättar vid sjukdom eller semestrar. Samtidigt skapas en större grupp där olika specialistkompetenser kan tas tillvara, och gruppen får möjlighet att öva och hantera fler skarpa incidenter, vilket bidrar till ökad erfarenhet och högre beredskap.
Samarbetet ger också fördelar vid större eller gränsöverskridande kriser, där en gemensam TiB kan underlätta samordning och lägesbild initialt. Dessutom ger samverkan möjlighet till erfarenhetsutbyte och kompetensutveckling mellan kommunernas säkerhetssamordnare och personal.
Nackdelarna är dock viktiga att beakta. En risk är att den person som har beredskap en viss vecka inte har tillräcklig lokal kännedom om kommunen som drabbas av en kris, vilket kan försvåra eller försena den första hanteringen av krisen. Det krävs också mer administration och samordning – exempelvis måste rutiner, sekretess och kostnadsfördelning regleras i tydliga avtal. Om rutiner och roller inte är tillräckligt harmoniserade kan det uppstå oklarheter kring mandat och beslutsfattande, särskilt när olika kommuner har olika arbetssätt och krisplaner.
För att samarbetet ska fungera krävs också att varje deltagare i TiB-gruppen har god kännedom om flera kommuners kontaktpersoner, riskbilder och rutiner, vilket innebär ett löpande kompetensarbete i bakgrunden. Detta ställer högre krav på introduktion, utbildning och uppdatering av information än om varje kommun har en helt intern lösning.
Anpassade lösningar framför standardiserade modeller
Det finns ingen universallösning när det gäller kommunal krisberedskap – en tjänsteperson i beredskap (TiB) kan vara en utmärkt modell för vissa, men långt ifrån rätt väg för alla. Det avgörande är inte att göra som grannkommunen eller att följa en nationell trend, utan att utgå från den egna kommunens unika behov, förutsättningar och riskbild.
Varje kommun har olika storlek, resurser, geografiska utmaningar och befolkningssammansättning. Därför bör valet av organisation för krisberedskap grunda sig på en ärlig självskattning: Vad är realistiskt att bemanna och upprätthålla över tid? Vilka händelser är mest sannolika, och hur ser vår nuvarande förmåga ut att hantera dem, dygnet runt?
Det centrala är att säkerställa att kommunen har robusta, tydliga och väl inövade rutiner – oavsett om det handlar om en egen TiB, ett samarbete med andra kommuner eller en formaliserad kontaktväg via jourfunktioner. Rutinerna måste vara kända, prövade och förankrade i hela organisationen, så att de fungerar när det verkligen gäller.
Dessutom är flexibilitet viktigt. Om behoven förändras, om riskerna ökar eller om befolkningen växer, ska modellen kunna utvecklas och anpassas utan att hela strukturen behöver byggas om från grunden. Regelbunden utvärdering och övning blir därför lika viktiga som det organisatoriska grundbeslutet.
Slutligen handlar ett framgångsrikt krisberedskapsarbete om att skapa trygghet – för både invånare, medarbetare och beslutsfattare. Oavsett vald modell är det förmågan till snabb samordning, tydlig kommunikation och handlingskraft vid akuta händelser som ytterst avgör hur väl kommunen står rustad inför framtidens utmaningar.
Behöver din kommun eller organisation hjälp med att analysera eller resonera kring vilken lösning som passar bäst? Tveka inte att höra av dig – jag hjälper gärna till med att hitta rätt balans mellan funktionalitet, kostnad och enkelhet.
Rikard von Zweigbergk
Allvarstid AB